如何组织和构建您的知识库-如何建立自己的知识体系 知乎

如何组织和构建您的知识库

你有为你的企业构建知识库吗？你所构建的知识库对你的企业来说有起到帮助吗？是不是有时候感觉知识库里的文章好像并没有对用户起到多大作用呢？

组织知识库的原则

首先，构建知识库的任务可能是有难度的：你拥有着大量信息，且需要以某种方式将其放入知识库中，以便所有最终用户都能直观地找到它。那么，如果要让知识库起到作用的话，首先就要保证用户在浏览你的知识库时能够清晰地找到所需内容并且接受其中的信息。

接下来我将介绍三个构建知识库的原则，帮助你更好地构建你的企业知识库。

一.利用文件夹和子文件夹

将您的整体想法和子任务组织成文件夹结构。明确定义每个文件夹和子文件夹的目的分类。每个层级应该更加专注于特定的主题。

注意：谨防文件夹层级过多。如果最终用户需要点击五六个文件夹才能找到所需文章，那么他们会花费大量时间进行搜索，这是不可取的。

例如知识管理工具HelpLook中，就有父栏目、子栏目、栏目下的文档此类层级结构，便于企业构建简洁明晰的知识库。

二、借助现有组织结构来组织知识库

如果你已经拥有一个可供借鉴的现有组织结构，那么就没有必要重新从头开始。

那么，我们可以利用哪些现有组织结构呢？

首先，可以参考你的企业网站以获取启示。看看您已经如何将信息进行分类。

通常，您网站上的导航结构与您需要在知识库中涵盖的主题相匹配。

或者，如果你的企业拥有培训手册，这些手册中的章节和小节标题可以成为与知识库结构相匹配对应的两个独立层级。

总的来说，通过使用现有结构来构建您的知识库，可以让你的用户更轻松地进行学习、操作：因为他们已经认识并且熟悉到这个结构了，这使得他们更容易遵循它。

三、首先确定结构的主题

构建知识库结构的本意，是希望用户能够以最简单的、最合乎逻辑的方式在你的知识库中找到他们需要的内容。

这意味着你的文章结构主题（或顶级文件夹名称）对为用户指明正确的方向来说至关重要。有多种方法可以选择文章结构主题（或文件夹名称）。这些通常是知识库主页上显示的主题。

1、按部门划分

如果整个公司都使用一个知识库站点，那么构建知识库结构最首要且简单的方法就是按部门划分。

每个部门都有自己的文件夹。再利用子文件夹进行主题分类，细化问题。

2、按知识类别

另一种方法是按照问题的类别。比如，“你的员工需要处理什么类型的任务或电话？”

你的知识库文件夹主题可能是“客户预约”、“售后服务”等。

3、通过不同软件进行分类

大多数企业都会使用多种软件应用程序来辅助完成工作。比如某办公软件、电子邮箱等。

公司构建知识库的还有一种方法是让每个软件都有自己的文件夹。然后，当有人在某个特定软件程序中的某些操作上遇到问题时，他们便可以确切地知道在知识库的哪个文件中找到解决方案。

HelpLook 中的两个知识库模板

在构建知识库之前，你应该要了解有哪些知识管理工具可以很好地辅助你进行工作。

HelpLook作为一款可以免费且快速搭建帮助中心站点/知识库/博客的工具，可以为你的企业团队提供全方位的支持与帮助，解决个人和企业在工作过程中遇到的文档管理混乱和知识孤立等问题。

接下来就让我为你介绍HelpLook拥有的两种知识库构建模式：

1.帮助中心

2.博客

以上两种知识库构建模式，可以让你的知识库文章有多个类别、多个层级，且提供简洁专业的文档编辑功能与可定制的个性主页，同时提供接入GPT的智能搜索回答，辅助你构建进行层级分明、结构清晰的智能化知识库。

让用户快速轻松地找到他们需要的文章

当你学习并使用了以上三个原则时，相信你一定可以更好地构建出专属于你的企业知识库。

值得一提的是，HelpLook可帮助您清晰地组织知识库，以便用户轻松找到所需的答案。不妨搜索【HelpLook】，加入试试吧！