EXCEL中必须掌握的核心功能

你好，我是declanjun，感谢花时间阅读我的文章。

本文是我原创的系列文章《EXCEL学习笔记》中的一篇。在这个系列中，我将与你分享我在职业生涯中学习和总结的有关EXCEL的基础知识、技巧妙招以及对于解决实际问题的一些思考。无论你是新手、精通者还是专家，我都希望我的文章能给你带来一点点的收获，比如新的知识点、避坑方法、工作流等。

本文将主要和你分享，在EXCEL中必须掌握的核心功能，希望能帮助刚接触到EXCEL的朋友聚焦学习方向，提高EXCEL学习效率。全文预计花费你宝贵的10分钟，让我们开始吧。

EXCEL要解决的核心问题

在我的上一篇文章《EXCEL中的这些“坑”，你都踩过吗？(baidu.com)》中，我说过任何工具软件都有它自己的边界，选择合适的工具去解决问题是一个明智的做法。那么，EXCEL适合解决哪些方面的问题呢？

从普遍认知来看，EXCEL是一种“电子表格”软件，而表格的主要功能就是登记数据。拥有“表格”功能的软件有很多，比如同为OFFICE套件的WORD也有表格功能，那么EXCEL特殊在哪？WORD的表格真的只能用来登记和格式化显示，而EXCEL的表格还可以计算，这就是他们最大的区别。那计算什么？当然是数字，或者说是数据（比如文本内容也可以通过计算获得长度等信息）。

从实际工作来看，EXCEL通常被用来制作工资表、财务报表、质量统计表、各种运营周报月报、计划追踪表等等。这些不同的表，都是对数据进行收集、经过一定计算后以某种特定的格式或形式展示的。

从软件发展来看，微软近些年把越来越多的BI（商业智能）功能添加到EXCEL中，比如POWER QUERY，POWER PIVOT。这些功能极大的增强和完善了EXCEL在数据处理和分析领域的能力。也使得EXCEL从整体上更倾斜为一个数据分析的工具。如果你学习过网络上一些数据分析相关的课程，你会发现，许多的课程都会把EXCEL的数据分析作为第一个基础章节来讲解。

因此，我个人认为EXCEL适合解决数据处理、数据分析相关的问题。

1.数据收集。

在互联网行业，数据收集已经高度自动化了。有个专业术语叫数据埋点，即，在应用中（如手机APP）特定的页面预设一些功能代码，记录用户在使用APP的过程中产生的各种行为数据。这些数据将被用于用户行为分析、运营指标分析等具体的分析业务，从而能改善优化产品体验、提高用户忠诚度、提升转化率付费率等。除此之外，互联网企业也使用“爬虫”程序广泛的收集数据。

在传统行业，比如制造业，许多企业也采用了专业的ERP系统（企业资源计划管理系统）整合了部分数据收集的任务。通常有专门的ERP信息员，在ERP系统中维护产品的信息、BOM数据、供应链收发存数据、生产数据、销售数据等。

在信息化时代，数据甚至已经成为企业的一种资产，其重要性不言而喻。相关的信息化系统也都在快速发展，数据收集作为信息化的第一环，也在变得越来越自动化。那么EXCEL的数据收集还能在这一块发挥什么作用呢？

一方面，虽然现在很多数据收集功能已经被各种系统集成，但是别忘了，系统是普遍通用的，而需求是有特殊性的。拿传统行业的ERP系统为例，它的系统逻辑是各个行业通用的，也没法覆盖所有行业的特定需求。而这些特定需求，就只能通过外部工具来实现，EXCEL在这种情况下就是一个极好的选择。因为EXCEL极具灵活性，你可以设计出任意的你想要的数据收集的表单。

另一方面，EXCEL可以进行二次收集，即，从第一方数据源中，提取数据到EXCEL中。这个功能可以通过新版本的POWER QUERY的功能实现，有兴趣的小伙伴可以自行了解下《Power Query 文档 Microsoft Docs》，后续有机会也会分享这方面的内容。

POWER QUERY简介：它是可以从几乎任意的数据源（文件类型的：EXCEL、TXT、CSV等；数据库：SQLSERVER、MYSQL、ORACLE等；云服务/联机服务：AZURE等;…）获取数据，进行数据的处理（合并、拆分、修正、格式转换、计算等），并将处理结果加载到EXCEL文件或者EXCEL数据模型中，进行后续分析的一个工具。

2.数据计算。

进行数据计算的目的，是扩展和转换业务数据，比如销售业务包含了销售数量、销售单价和成本单价，通过计算，可以得到销售金额= 销售数量* 销售单价、毛利= 销售金额- 销售数量* 成本单价等一些列额外的数据。基于这些数据，能获得对业务更多的理解和判断，也可以进行进一步的统计和分析。

而数据计算，可谓是EXCEL的看家本领了。从最简单的加减乘除，到聚合函数SUM、AVERAGE、SUBTOTAL、COUNT等，到条件聚合函数SUMIF、COUNTIF、MAXIF等，几乎是每个用户必会的函数。配合IF、AND、OR等逻辑函数以及VLOOKUP、MATCH等查找函数，可以实现复杂的计算公式来进行业务数据的计算。

EXCEL也提供了另外一些专用的计算公式来支持专业领域的计算需求。比如三角函数（SIN、COS等）、统计函数（MIN、MAX、MEDIAN、NORM.DIST、VAR.P等）、财务函数（IRR、PMT等）。

EXCEL最初吸引我的一点就是这些朴实的公式，配合工作表的自动计算就能满足80%以上的计算需求。并且这个“输入数据-自动更新计算结果”的模式，其实就是自动化的基本形态。我在此后的工作中，也是一直贯彻这种思路，把工作流都尽量的改造成可以自动化的完成，对我个人来说受益匪浅。

3.数据统计。

如果数据计算让我们获得了更多的数据细节，那么数据统计则让我们从数据中总结规律、获得有价值的信息。

比如经过计算，有了每一个产品的销售金额和毛利数据。当我们进一步进行统计的时候，就能发现很多隐藏的业务信息。如统计出所有客户的销售金额，就可以得到客户销售金额的排名，可以发现相对而言更有价值的客户。如统计出所有产品的毛利、售价、销量，通过象限分析，我们或许会发现售价高的产品不一定给我们带来了更多的利润。

在EXCEL中，有一个专门用于数据统计的利器——数据透视表。可以这么说，掌握了数据透视表，就基本可以说会用EXCEL了，也可以说入门了数据分析。因为掌握数据透视表，意味着对数据源的基本结构、数据统计的维度（切片）、数据在不同维度下的聚合计算，都有了明确的认知。

4.数据展示。

数据展示也就是把数据统计得到的信息，通过某种形式传达给阅读者。

一些科普文章告诉我们，人类对于图形、颜色的感受要比文字敏感的多。通俗的来讲，就是一图胜千言。这个放在数据分析中也是一个最基本的原则。我们需要更多的使用图形和颜色来输出从数据中总结到的信息，这样会更加有效、高效的被受众所吸收。用数据分析的术语来讲，它属于数据可视化的范畴。在EXCEL中，条件格式和图表就承担了这样的功能。

条件格式可以根据单元格中的数据，按照指定的判断条件，显示不同的格式（字体、颜色、边框、填充图案等）。

图表则将数据转换为了图形化的形式，能让用户对数据产生一种直觉上的认知，比看数字要高效许多，比如经典的柱状图、条形图、折线图、圆环图等。前些年开始流行起来一种叫信息化图，经常可以在政府的各类数据发布中看到，它将数字都转化为了一个个生动的图表，更利于大众快速了解政府想要传播的信息。

这些图表很多是用PPT或者PS画出来的，原生的EXCEL并没有这些类型的图表。但是EXCEL的图表经过巧妙的设置，确实能呈现出一些比原生图表更专业更美观的样式。更重要的是，EXCEL的图表依然遵循那套“修改数据-自动更新”的自动化逻辑。所以利用这一点，我们也就能做出样式美观的可以自动刷新的信息化报表啦。

EXCEL中必须掌握的核心功能

综上所述，在此罗列以下在EXCEL中必须掌握的核心功能：

公式数据透视表条件格式图表

对数据分析有更多需求的小伙伴，也可以去学习以下功能：

POWER QUERYPOWER PIVOTPOWER BI（另一个软件）

对自动化有兴趣的小伙伴，也可以去学习下：

VBAOFFICE的编程模型其他的编程语言，如PYTHON

每个人的实际工作环境不一样，有些功能可能暂时用不到，但是我还是强烈建议小伙伴们去学习和掌握所有的核心功能，并了解一些进阶的功能。一定能让你在同事中脱颖而出，更容易被领导看见。如果有兴趣进入更专业的数据分析领域，EXCEL也是一个非常好的起点。

好了，以上就是本文的全部内容了，欢迎小伙伴们留言分享你觉得EXCEL还有哪些很赞的功能和用法，下一篇文章再见。